Bốn nguyên tắc đàm phán sinh viên nên biết

Nếu có thể, học sinh, sinh viên nên đọc tác phẩm "Getting to Yes - Negotiating Agreement Without Giving In" của Roger Fisher và William Ury. Được xuất bản lần đầu năm 1981, đến nay đó là sách về đàm phán bán chạy nhất thế giới với hơn 2 triệu bản. Hai tác giả là những người sáng lập Dự án đàm phán (Harvard Negotiation Project) của Đại học Harvard, Mỹ.

Roger Fisher và William Ury bắt đầu quyển sách bằng câu "Thích hay không, bạn cũng là một nhà đàm phán". Bạn nên nắm được bốn nguyên tắc đàm phán dưới đây càng sớm càng tốt.

Tách con người ra khỏi vấn đề

Tách con người ra khỏi vấn đề cho phép hai bên đối tác giải quyết vấn đề mà không làm tổn hại mối quan hệ song phương.

Con người về cơ bản có 3 vấn đề. Thứ nhất là sự khác nhau về nhận thức. Hầu hết xung đột xảy ra là do sự diễn dịch khác nhau về một sự việc. Hãy đặt mình vào vị trí của đối tác để hiểu được quan điểm của họ.

Cảm xúc là nguồn gốc của vấn đề thứ hai. Đàm phán đôi khi là một quá trình khó khăn. Đối tác thường phản kháng trong sợ hãi và giận dữ nếu họ nghĩ rằng mục đích của họ đang bị đe dọa. Bước đầu tiên để xử lý cảm xúc là nhìn nhận và cố gắng tìm hiểu nguồn gốc của nó. Các đối tác phải chấp nhận sự thật là cảm xúc sẽ hiện hữu, ngay cả khi họ không cho rằng những cảm xúc này là hợp lý. Không bao giờ nên đem cảm xúc ra đối chọi với cảm xúc. Ngược lại, một cử chỉ đơn giản biểu lộ sự cảm thông, thấu hiểu có thể giúp xoa dịu đối tác.

Con người còn có vấn đề khác là khả năng giao tiếp. Ví dụ, các đối tác có thể không đối thoại với nhau mà chỉ khăng khăng bảo vệ lập trường của mình. Họ không lắng nghe mà đang lên kế hoạch phản ứng. Ngay cả khi đối tác đối thoại, họ cũng có thể hiểu lầm nhau. Vì vậy hãy toàn tâm toàn ý khi đối thoại để hiểu được đối tác muốn gì, cần gì. Tránh đỗ lỗi hay tấn công đối tác, hãy tập trung mổ xẻ vấn đề đang đàm phán.

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề con người là đừng để nó phát sinh. Nếu có thì hãy tạo dựng mối quan hệ tốt với đối tác, xem họ như là cộng sự thay vì đối thủ.

Chú trọng vào "cần" (interest/need), không chú trọng vào "muốn" (want)

Hai người đàn ông đang cãi nhau trong thư viện. Người này đòi mở cửa sổ nhưng người kia đòi đóng, họ cũng không thoả thuận được là mở một phần tư hay phân nửa. Cô thủ thư nghe ồn ào liền chạy tới. Cô hỏi người thứ nhất tại sao muốn mở cửa, anh ta trả lời muốn không khí mát mẻ trong lành. Cô lại hỏi người thứ hai tại sao muốn đóng cửa và anh ta trả lời là sợ gió.

Hai người đàn ông vì cứ khư khư bám vào cái mình "muốn" nên không đạt được thỏa thuận. Trong khi đó cô thủ thư đặt câu hỏi để tìm ra cái họ "cần" và từ đó đưa ra giải pháp win-win cho cả hai. Câu hỏi chính ở đây là "Tại sao?", "Tại sao anh muốn như vậy?".

Roger Fisher và William Ury giải thích rằng "Điều bạn muốn là do bạn quyết định. Nhưng điều bạn cần chính là nguyên nhân khiến bạn đưa ra quyết định đó". Xác định vấn đề dựa trên "muốn" có nghĩa là ít nhất một bên sẽ phải thua. Khi một vấn đề được định nghĩa dựa trên "cần" thì thường có khả năng đạt được giải pháp thỏa mãn đôi bên.

Vì vậy trước hết phải xác định điều đối tác "cần" bằng cách hỏi tại sao họ muốn và xem xét tại sao họ không muốn những điều khả thi khác. Mỗi đối tác thông thường có vài điều "cần" ẩn nấp bên dưới điều "muốn". Khi các bên đã xác định được điều mình cần, hãy chia sẻ với nhau. Nên bỏ qua quá khứ và chung tay thảo luận về một giải pháp cho tương lai mà cả hai phía đều mong đợi. Ngoài ra, bạn phải biết rõ điều mình cần nhưng cũng nên cởi mở với những đề nghị khác.

Nghĩ ra những chọn lựa đôi bên đều có lợi

Roger Fisher và William Ury cho rằng nên tách riêng quá trình tìm kiếm và đánh giá giải pháp. Các bên cần tạo bầu không khí thoải mái để giúp động não tìm kiếm đáp án có thể. Quá trình này sẽ hiệu quả hơn khi hoán đổi 4 kiểu tư duy gồm: Nêu ra vấn đề, phân tích vấn đề, xem xét cách tiếp cận chung và xem xét hành động cụ thể.

Quá trình đánh giá nên bắt đầu từ những giải pháp tiềm năng. Các bên tránh không nghiêng vào tư tưởng thắng - thua mà nên chú trọng vào lợi ích song phương. Khi lợi ích hai bên khác nhau, hãy tìm kiếm những lựa chọn tương thích hoặc thậm chí bổ sung cho nhau.

Ví dụ chính quyền địa phương muốn một công ty dầu khí phải trả thuế cao hơn. Về cơ bản chính quyền cần tăng thu nhập và công ty cần mở rộng sản xuất để tăng lợi nhuận. Họ có thể thỏa thuận giảm thuế cho công ty để khuyến khích công ty đầu tư nâng cao sản lượng với dự đoán sẽ nộp nhiều thuế hơn sau đó cho ngân khố. Vì vậy thành công của đối tác này sẽ có lợi cho đối tác kia, trong khi đó nếu không đạt được thỏa thuận cả hai bên đều lỗ.

Chìa khóa để hóa giải sự khác nhau về lợi ích là tìm kiếm những điều khoản vừa ít tốn kém cho mình vừa đem tới lợi ích lớn cho đối tác và ngược lại. Mỗi bên nên cố gắng đưa ra đề nghị hấp dẫn đối tác, để họ dễ đồng ý. Quan trọng là bạn phải xác định được người ra quyết định và nhắm vào họ để thuyết phục. Những đề nghị hợp pháp, hay đã có tiền lệ sẽ dễ được chấp nhận. Trong việc động viên đối tác đồng ý, sự đe dọa thường ít hiệu lực so với một lời ngã giá có lợi.

Sử dụng những tiêu chuẩn khách quan

Khi bị đối tác phản đối trực tiếp, các bên đàm phán nên sử dụng những tiêu chuẩn khách quan để giải quyết xung đột. Quyết định dựa trên những tiêu chuẩn hợp tình hợp lý sẽ làm cho các bên dễ đồng ý hơn và giữ được mối quan hệ tốt.

Các tiêu chuẩn được tạo ra phải hợp pháp và thực tế. Kinh nghiệm cho thấy những tiêu chuẩn chuyên ngành có sẵn rất khách quan, ví dụ ý kiến chuyên gia, quy ước công nghiệp, hay giá thị trường.

Khi sử dụng tiêu chuẩn trong đàm phán cần lưu ý ba điều. Thứ nhất, các bên cùng nhau tìm kiếm tiêu chuẩn cho từng vấn đề, tìm hiểu lý do đằng sau gợi ý của đối tác để có thể dùng những lý do này hỗ trợ lập luận của mình. Thứ hai, các đối tác nên linh hoạt, hợp lý và sẵn sàng xem xét lại yêu cầu của mình khi có lý do chính đáng. Cuối cùng người đàm phán không bao giờ cho phép mình bị áp lực, đe dọa hoặc mua chuộc.

Khi đối tác vẫn bướng bỉnh hay quá đáng, bạn có thể đề nghị chuyển từ đàm phán theo tiêu chuẩn định sẵn sang tìm kiếm một phương thức công bằng. Ví dụ hai đứa trẻ có thể chia cái bánh một cách công bằng nếu một đứa cắt còn đứa kia được quyền chọn.

Theo vnexpress