1. Công chứng và chứng thực giấy tờ Việt Nam:
– Công chứng bản sao từ bản chính
– Chứng thực chữ ký của cá nhân trên các giấy tờ văn bản (trừ các trường hợp ủy quyền liên quan đến bất động sản hoặc tài sản, tham khảo phần thủ tục ủy quyền bên dưới):
Đề nghị quý vị mang theo hộ chiếu hoặc chứng minh thư nhân dân và giấy tờ văn bản đã soạn sẵn. Quý vị sẽ phải ký trước mặt cán bộ Đại sứ quán. Trong trường hợp không thể có mặt tại Đại sứ quán để xin chứng thực chữ ký trực tiếp, giấy tờ của Quý vị phải được công chứng (notarised) của Công chứng viên (Notary Public) hoặc Luật sư đối với chữ ký của quý vị trên giấy tờ kèm theo bản sao được công chứng giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, ID,…); sau đó gửi bằng bưu điện đến Đại sứ quán để chứng thực (legalization)
– 01 bản photocopy gồm: bộ hồ sơ đã được công chứng (Notarised) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, chứng minh thư…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.
2. Hợp pháp hóa giấy tờ Canada:
Giấy tờ của Quý vị phải được công chứng (notarised) của Công chứng viên (Notary Public) hoặc Luật sư đối với chữ ký của quý vị trên giấy tờ kèm theo bản sao được công chứng giấy tờ tùy thân (Hộ chiếu, ID,…); sau đó xin chứng thực (authentication) của Bộ Ngoại giao Canada đối với con dấu và chữ ký của Công chứng viên/Luật sư đó và cuối cùng là gửi hồ sơ đến Đại sứ quán để hợp pháp hóa (legalisation) (Quý vị có thể tham khảo Mục Hợp pháp hóa giấy tờ – Legalisation bên phần hướng dẫn bằng tiếng Anh). Hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa gửi đến đại sứ quán không cần gửi kèm theo bản chính.
01 bản photocopy gồm: bộ hồ sơ đã được công chứng (Notarised) và các giấy tờ cá nhân kèm theo (Hộ chiếu, chứng minh thư…) để lưu tại Đại sứ quán. Hồ sơ sẽ không được xử lý nếu không có đủ giấy tờ theo yêu cầu.
Dưới đây là một mẫu giấy tờ được hợp pháp hóa đúng quy định:
3. Phí, thời gian xử lý và chuyển phát bưu điện:
· Phí và lệ phí có thể được thanh toán bằng thẻ tín dụng, money order, bankdraft, trả cho Embassy of Vietnam. Đề nghị liên hệ với Bộ phận Hợp pháp hóa: điện thoại (613) – 236 0772, máy lé 232 để biết thêm thông tin.
· Trong trường hợp yêu cầu gửi trả hồ sơ qua đường bưu điện, Quý vị cần cung cấp địa chỉ bưu điện (mailing address) mà Quý vị yêu cầu gửi hồ sơ về với đầy đủ mã số bưu điện (postal code). Hồ sơ sẽ được chuyển bằng dịch vụ thư bảo đảm của Fedex (thời gian chuyển 1 ngày, lệ phí 40 USD/bì thư) hoặc Canada post (lệ phí 25 USD/bì thư). Quý vị vui lòng nêu rõ yêu cầu dịch vụ chuyển phát phù hợp. Trong trường hợp Quý vị không nêu rõ lựa chọn dịch vụ chuyển thư, Đại sứ quán sẽ sử dụng bì thư bảo đảm của Fedex để gửi giấy tờ về địa chỉ của quý vị.
· Lưu ý: Trong thời gian vừa qua, việc chuyển thư bằng dịch vụ của Canada Post thường xuyên bị chậm trễ. Để đảm bảo hồ sơ được chuyển đến kịp thời, Đại sứ quán xin khuyến cáo trong các trường hợp cần hồ sơ gấp, Quý vị chỉ nên sử dụng dịch vụ chuyển thư của Fedex.
· Thời gian xử lý 05 – 07 ngày làm việc.
· Địa chỉ Đại sứ quán Việt Nam tại Canada:
EMBASSY OF VIETNAM 55 MacKay Street, Ottawa, ON, K1M 2B2
· Nếu cần thêm các thông tin, đề nghị Quý vị liên hệ với Bộ phận Hợp pháp hoá qua số điện thoại: 613 – 236 0772.
Theo ĐSQ Việt Nam tại Canada